Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

Slonge Solutions Tobler (Einzelfirma) Neugasse 44 9000 St. Gallen, Schweiz UID: CHE-378.806.083 E-Mail: [email protected]

2. Erhobene Daten

Wir erheben und verarbeiten folgende personenbezogene Daten:

2.1 Kontodaten

• E-Mail-Adresse
• Name
• Passwort (verschlüsselt gespeichert)

2.2 Geschäftsdaten

• Rechnungen und Rechnungspositionen
• Ausgaben und Belege
• Zeiterfassungsdaten
• Kundendaten (Name, Adresse, Kontaktdaten)
• Projektdaten

2.3 Technische Daten

• IP-Adresse
• Browser-Informationen
• Zugriffszeiten
• Session-Daten

3. Zweck der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Daten für folgende Zwecke:

• Bereitstellung unserer Dienstleistungen (Rechnungs- und Ausgabenverwaltung)
• Benutzerverwaltung und Authentifizierung
• Kommunikation mit Ihnen (z.B. Passwort-Zurücksetzung)
• Zahlungsabwicklung (über Stripe)
• Verbesserung unserer Dienste

4. Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von:

• Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO / Art. 31 revDSG)
• Gesetzliche Pflichten (insb. Aufbewahrungspflichten gemäss OR)
• Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

5. Datenweitergabe an Dritte

Wir geben Ihre Daten an folgende Kategorien von Empfängern weiter:

5.1 Stripe (Zahlungsabwicklung)

Stripe, Inc., 510 Townsend Street, San Francisco, CA 94103, USA Zweck: Zahlungsabwicklung und Abonnementverwaltung Datenkategorien: E-Mail, Zahlungsdaten

5.2 OpenAI (optionale KI-Funktionen)

OpenAI, L.L.C., San Francisco, USA Zweck: Extraktion strukturierter Angaben sowie Vorschläge für Belege, Lieferantenrechnungen und Buchungen bei Nutzung der entsprechenden KI-Funktion Datenkategorien: Je nach Funktion ausgewählte Eingaben, E-Mail-Betreff und -Inhalt, Belegbilder, Bildanhänge sowie aus PDF-Dokumenten extrahierter Text Hinweis: KI-Ergebnisse können unvollständig oder ungenau sein und müssen vor der Übernahme geprüft werden.

5.3 ChatGPT-App (optional)

Sie können ohne Slonge-Konto einen kostenlosen QR-Zahlteil erstellen. Dafür verarbeitet Slonge die in ChatGPT angegebenen Namen und strukturierten Adressen von Zahlungsempfänger und zahlungspflichtiger Person, die CH-/LI-IBAN, den endgültigen CHF-Betrag und gegebenenfalls Referenz, Mitteilung und Rechnungsbezeichnung. Die Angaben werden in einem verschlüsselten Download-Token mit 10 Minuten Gültigkeit übertragen; aus diesem Token erzeugt Slonge das PDF beim Abruf. Es werden dabei keine Kunden- oder Rechnungsdatensätze in einem Slonge-Konto angelegt, keine E-Mails versendet und keine Zahlungen ausgeführt. Wer den Link besitzt, kann das PDF bis zum Ablauf im Rahmen der Nutzungslimits herunterladen. Der Ablauf des Links löscht keine bereits heruntergeladenen Kopien. Eingaben und Links können bei OpenAI und den an der Übertragung beteiligten Infrastruktur-Anbietern gemäss deren Bedingungen und Protokollierung verarbeitet werden; die Verschlüsselung des Tokens verhindert diese Verarbeitung nicht.

Die folgenden Angaben zu Konto-Zugriff, Verbindung, Token und Audit-Trail betreffen die Funktionen im verbundenen Slonge-Konto: Wenn Sie die Slonge-App in ChatGPT verbinden, erlauben Sie ChatGPT von OpenAI, über diese App in Ihrem Slonge-Konto zu handeln. Das geschieht nur, wenn Sie die App aktiv verbinden, und Sie können die Verbindung jederzeit trennen.

• Zweck: Rechnungen auf Ihre Anweisung erstellen, auflisten, herunterladen und versenden.
• Daten, die ChatGPT über die App zur Verfügung stehen: Kundennamen, E-Mail- und Postadressen, die Sie suchen oder anlegen lassen; Rechnungsnummern, Positionen, Beträge, MwSt., Fälligkeitsdaten und Status; sowie kurzlebige (10 Minuten) Download-Links für Rechnungs-PDFs. Buchhaltungsdaten, Banktransaktionen, Bankzugangsdaten und Einstellungen werden nicht zur Verfügung gestellt. Rechnungs-PDFs können die in Slonge hinterlegte IBAN enthalten.
• Empfänger: OpenAI, L.L.C., San Francisco, USA. Was Sie in ChatGPT eingeben und was die App an ChatGPT zurückgibt, wird von OpenAI nach deren eigenen Bedingungen und Datenschutzerklärung sowie Ihren ChatGPT-Einstellungen verarbeitet. Geben Sie in ChatGPT keine Daten ein, die OpenAI nicht verarbeiten soll.
• Was Slonge speichert: die Verbindung (App-Name, Benutzer, Firma, Zeitstempel), Zugriffs- und Aktualisierungstoken nur als nicht umkehrbare Hashes sowie einen Audit-Log-Eintrag für jede Aktion der App in Ihrem Konto. Zugriffstoken laufen nach 1 Stunde ab, Aktualisierungstoken nach 30 Tagen.
• Ihre Kontrolle: Nur Benutzer mit der Berechtigung zur Rechnungsverwaltung können die App verbinden. Administratoren können die Verbindung jederzeit unter Einstellungen → API widerrufen; der Zugriff endet sofort. Rechnungen werden nur an die in Slonge hinterlegte Adresse des Kunden gesendet.
• Aufbewahrung: Widerrufene oder abgelaufene Verbindungsdatensätze und die zugehörigen Audit-Log-Einträge werden als Teil des Prüfpfads aufbewahrt, höchstens so lange wie die zugehörigen Geschäftsunterlagen (10 Jahre).

5.4 Cloud-Infrastruktur

• Datenbank und Anwendung: Deutschland (Hetzner Online GmbH, Nürnberg)
• Hochgeladene Dateien und verschlüsselte Datenbank-Backups: Backblaze, Inc. (USA), Rechenzentrum in der EU (Amsterdam)
• Netzwerk/CDN (Weiterleitung des Datenverkehrs): Cloudflare, Inc. (USA)
• E-Mail-Versand: Über konfigurierten SMTP-Anbieter

6. Datenspeicherung und Aufbewahrung

6.1 Aufbewahrungsfristen

• Geschäftsunterlagen (Rechnungen, Belege): 10 Jahre (gemäss OR)
• Kontodaten: Bis zur Kontolöschung
• Technische Logs: 90 Tage

6.2 Bei Kündigung

Nach Beendigung Ihres Abonnements werden Ihre Daten nach einer Übergangsfrist von 30 Tagen gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

7. Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte:

• Auskunft: Sie können Auskunft über Ihre gespeicherten Daten verlangen.
• Berichtigung: Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen.
• Löschung: Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen (unter Berücksichtigung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten).
• Datenportabilität: Sie können Ihre Daten in einem gängigen Format exportieren.
• Widerspruch: Sie können der Verarbeitung widersprechen.

Anfragen richten Sie bitte an: [email protected]

8. Cookies

8.1 Technisch notwendige Cookies

Diese Cookies sind für den Betrieb der Anwendung erforderlich und können nicht deaktiviert werden:

• Session-Verwaltung (Anmeldung)
• Sicherheitsfunktionen (CSRF-Schutz)
• Speicherung Ihrer Cookie-Auswahl und der Spracheinstellung

8.2 Statistik-Cookies (nur mit Ihrer Einwilligung)

Wenn Sie im Cookie-Hinweis zustimmen, setzen wir anonyme Statistik-Cookies mit dem Dienst PostHog (Server in der EU) ein. Dabei erfassen wir eine zufällige Besucher-ID, aufgerufene Seiten, Herkunft (Referrer-Domain, UTM-Parameter) und Aktionen im Anmelde- und Testablauf – keine Rechnungsinhalte, Namen oder E-Mail-Adressen. Nach der Anmeldung wird die Besucher-ID mit einer technischen Konto-ID verknüpft. Die Cookies sind höchstens 90 Tage gültig.

Ohne Einwilligung werden keine Statistik-Cookies gesetzt. Ihre Auswahl können Sie jederzeit über den Link «Cookie-Einstellungen» in der Fusszeile der Website ändern; beim Ablehnen werden bereits gesetzte Statistik-Cookies gelöscht.

9. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Massnahmen ein:

• Verschlüsselte Übertragung (TLS/HTTPS)
• Passwort-Hashing (bcrypt)
• Multi-Faktor-Authentifizierung (optional)
• Regelmässige Sicherheitsupdates
• Zugriffskontrolle

10. Änderungen

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen. Die aktuelle Version finden Sie stets auf unserer Website.

11. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich an:

Slonge Solutions Tobler Neugasse 44 9000 St. Gallen E-Mail: [email protected]

12. Anwendbares Recht und Gerichtsstand

Es gilt Schweizer Recht. Gerichtsstand ist St. Gallen, Schweiz.