Ausgabenverwaltung

Erfassen Sie Geschäftsausgaben mit Belegen und KI-Unterstützung.

Übersicht

Die Ausgabenverwaltung bietet:

• Belegerfassung: Fotos von Quittungen hochladen
• KI-Texterkennung: Automatische Datenextraktion
• Kategorisierung: Ausgaben nach Kategorien ordnen
• Multi-Währung: Ausgaben in verschiedenen Währungen
• Projektzuordnung: Ausgaben Projekten zuweisen
• Genehmigungsworkflow: Optionale Freigabe

Berechtigungen

Ausgabe erfassen

Manuell

1. Navigieren Sie zu Ausgaben
2. Klicken Sie auf Neue Ausgabe
3. Füllen Sie aus:

4. Optional: Beleg hochladen
5. Klicken Sie auf Speichern

Mit KI-Belegerfassung

1. Klicken Sie auf Beleg erfassen (📷)
2. Fotografieren Sie den Beleg oder laden Sie ein Bild hoch
3. Die KI extrahiert automatisch:
   • Betrag und Währung
   • Datum
   • Lieferant
   • MwSt (falls erkennbar)
   • Buchungsvorschläge (Aufwandskonto, MwSt-Code, Zahlungskonto)
4. Prüfen und korrigieren Sie die Daten
5. Speichern Sie die Ausgabe

Hinweis: KI-Funktionen erfordern den Standard- oder AI Pro-Plan.

Direkte Verbuchung

Bei der Belegerfassung ist die Option Direkt verbuchen standardmässig aktiviert. Die KI schlägt basierend auf dem Beleg vor:

• Aufwandskonto: z.B. "Büromaterial", "Reisekosten", "Bewirtungsaufwand"
• MwSt-Code: z.B. V77 (7.7%), V81 (8.1%) oder ohne MwSt
• Zahlungskonto: Falls eine IBAN erkannt wird, wird das passende Bankkonto vorgeschlagen

Sie können die Vorschläge übernehmen oder manuell anpassen.

Datenschutz: Sensible Daten wie E-Mails, Telefonnummern, IBANs und AHV-Nummern werden vor der KI-Analyse automatisch anonymisiert.

Ausgabentypen

Materialausgaben

Für Materialausgaben können zusätzlich erfasst werden:

• Menge
• Einzelpreis
• Einheit (Stk., kg, m, etc.)

Ausgabenstatus

Genehmigungsworkflow

Falls aktiviert:

1. Mitarbeiter reicht Ausgabe ein (Status: pending)
2. Buchhalter/Admin prüft und genehmigt
3. Status wechselt zu "approved"
4. Nach Erstattung: "reimbursed"

Kategorien

Standardkategorien

Beim Setup werden Standardkategorien erstellt:

• Büromaterial
• Reisekosten
• Software & IT
• Marketing
• Bewirtung
• Sonstiges

Eigene Kategorien

Als Administrator:

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Kategorien (oder auf der Ausgabenseite)
2. Erstellen Sie neue Kategorien mit:
   • Name
   • Icon
   • Farbe

Multi-Währung

Fremdwährungen

Ausgaben können in verschiedenen Währungen erfasst werden:

• CHF (Schweizer Franken)
• EUR (Euro)
• USD (US-Dollar)
• GBP (Britisches Pfund)

Umrechnung

Für Ausgaben in Fremdwährungen:

• Der CHF-Gegenwert wird berechnet
• Der Wechselkurs wird gespeichert
• In Berichten wird alles in CHF aggregiert

Belege (Quittungen)

Hochladen

1. Öffnen Sie die Ausgabe
2. Klicken Sie auf Beleg hinzufügen
3. Wählen Sie eine Datei oder nehmen Sie ein Foto auf
4. Unterstützte Formate: JPG, PNG, PDF

Anzeigen

Belege können in der Ausgabendetailansicht angezeigt und heruntergeladen werden.

OCR (Texterkennung)

Die KI-Texterkennung (OCR):

• Extrahiert Text aus Belegen
• Erkennt Beträge und Daten
• Schlägt Kategorien vor

Projektzuordnung

Ordnen Sie Ausgaben Projekten zu:

1. Wählen Sie bei der Erstellung ein Projekt
2. Die Ausgabe erscheint in der Projektübersicht
3. Sie kann bei der Rechnungserstellung berücksichtigt werden

Verwandte Funktionen

• Buchhaltung – Ausgaben verbuchen
• Projekte – Projektbezogene Ausgaben
• Berichte – Ausgabenauswertungen

Häufige Fragen

Wie lösche ich eine Ausgabe?

Öffnen Sie die Ausgabe und klicken Sie auf Löschen. Bereits verbuchte Ausgaben sollten storniert, nicht gelöscht werden.

Kann ich Belege nachträglich hinzufügen?

Ja, öffnen Sie die Ausgabe und laden Sie einen Beleg hoch.

Warum funktioniert die KI-Erkennung nicht?

Prüfen Sie:

• Bildqualität (scharf, gut beleuchtet)
• Ihr Abo (AI-Funktionen ab Standard-Plan)
• Monatliches AI-Kontingent

Wie exportiere ich Ausgaben?

Nutzen Sie die Export-Funktion unter Berichte oder Buchhaltung > Export.