Projektverwaltung

Organisieren Sie Ihre Arbeit in Projekten mit Stories, Zeiterfassung und Materialkosten.

Übersicht

Ein Projekt in Slonge Billing umfasst:

• Stories: Aufgaben oder Arbeitspakete
• Zeiteinträge: Erfasste Arbeitsstunden
• Materialkosten: Eingekaufte Materialien für das Projekt
• Rechnungen: Generierte Rechnungen

Berechtigungen

Mitarbeiter und Buchhalter können Zeit erfassen, aber keine Projekte erstellen oder ändern.

Projekt erstellen

Es gibt zwei Möglichkeiten, ein Projekt zu erstellen:

Manuell erstellen

1. Navigieren Sie zu Projekte
2. Klicken Sie auf Neues Projekt
3. Füllen Sie das Formular aus:

4. Klicken Sie auf Speichern

Aus Dokument importieren (KI)

Erstellen Sie ein Projekt automatisch aus einem Projektangebot, Offerte oder Projektplan:

1. Navigieren Sie zu Projekte
2. Klicken Sie auf Aus Dokument importieren
3. Laden Sie ein PDF oder DOCX hoch
4. Die KI analysiert das Dokument und extrahiert:
   • Projektname und Beschreibung
   • Kundendaten (mit automatischer Zuordnung zu bestehenden Kunden)
   • Stundensatz und Budget
   • Start- und Enddatum
   • Aufgaben/Arbeitspakete als Stories
5. Prüfen und bearbeiten Sie die extrahierten Daten
6. Wählen Sie die gewünschten Aufgaben aus
7. Klicken Sie auf Projekt erstellen

Automatische Kundenzuordnung: Das System vergleicht den extrahierten Kundennamen mit Ihrer Kundendatenbank und schlägt passende Kunden vor. Bei hoher Übereinstimmung (>70%) wird der Kunde automatisch zugeordnet.

Unterstützte Formate: PDF, DOCX, TXT

Datenschutz: Sensible Daten (E-Mails, Telefonnummern, IBANs) werden vor der KI-Analyse automatisch anonymisiert.

Hinweis: Diese Funktion erfordert den Standard- oder AI Pro-Plan.

Projektstatus

Status ändern

1. Öffnen Sie das Projekt
2. Wählen Sie den neuen Status
3. Speichern Sie die Änderung

Hinweis: Falls in den Einstellungen "Genehmigung für Projektabschluss" aktiviert ist, wird ein Genehmigungsantrag erstellt.

Stories (Aufgaben)

Stories unterteilen ein Projekt in Arbeitspakete.

Story erstellen

1. Öffnen Sie das Projekt
2. Klicken Sie auf Neue Story
3. Geben Sie ein:
   • Name der Story
   • Beschreibung (optional)
   • Geschätzte Stunden (optional)
4. Speichern Sie die Story

Story-Status

Zeiterfassung

Siehe Zeiterfassung für Details.

Schnellerfassung

1. Öffnen Sie eine Story
2. Klicken Sie auf Zeit erfassen
3. Geben Sie Datum, Stunden und Notiz ein
4. Der Stundensatz wird automatisch vom Projekt übernommen

Materialkosten

Erfassen Sie Materialien, die für das Projekt eingekauft wurden.

Materialkosten hinzufügen

1. Öffnen Sie das Projekt
2. Gehen Sie zum Tab Materialkosten
3. Klicken Sie auf Hinzufügen
4. Füllen Sie aus:
   • Beschreibung
   • Menge
   • Einheit (Stk., kg, m, etc.)
   • Einzelpreis
   • MwSt-Satz (optional)
   • Lieferant (optional)

Abrechnung

Materialkosten können bei der Rechnungserstellung zusammen mit Zeiteinträgen abgerechnet werden.

Projektübersicht

Auf der Projektdetailseite sehen Sie:

• Zusammenfassung: Gesamtstunden, Gesamtbetrag, nicht abgerechnet
• Stories: Alle Aufgaben mit Fortschritt
• Zeiteinträge: Liste aller erfassten Zeiten
• Materialkosten: Alle Materialpositionen
• Rechnungen: Generierte Rechnungen

Verwandte Funktionen

• Zeiterfassung
• Rechnungen
• Ausgaben – Projektbezogene Ausgaben

Häufige Fragen

Kann ich Projekte kopieren?

Aktuell nicht. Sie müssen ein neues Projekt erstellen.

Wie übertrage ich ein Projekt an einen anderen Kunden?

Das ist nicht möglich. Projekte sind fest an Kunden gebunden.

Was passiert mit Zeiteinträgen bei Projektlöschung?

Alle Zeiteinträge werden mitgelöscht. Erstellen Sie vorher eine Rechnung oder einen Export.

Kann ich mehrere Stundensätze pro Projekt haben?

Der Stundensatz wird pro Zeiteintrag festgelegt. Sie können ihn beim Erfassen anpassen.