Rechnungsstellung
Erstellen Sie professionelle Schweizer Rechnungen mit QR-Code.
Übersicht
Die Rechnungsstellung in Slonge Billing bietet:
- Schweizer QR-Rechnung: Automatisch generierter QR-Zahlungsteil
- PDF-Export: Professionelle Rechnungen als PDF
- E-Mail-Versand: Direkt an Kunden senden
- Zeitplanung: Rechnungen vorausplanen
- Status-Tracking: Von Entwurf bis bezahlt
Berechtigungen
| Rolle | Rechnungen anzeigen | Rechnungen verwalten |
|---|---|---|
| Mitarbeiter | ❌ | ❌ |
| Buchhalter | ✅ | ✅ |
| Administrator | ✅ | ✅ |
Rechnung erstellen
Schritt für Schritt
- Navigieren Sie zu Rechnungen
- Klicken Sie auf Neue Rechnung
- Wählen Sie:
- Projekt: Das abzurechnende Projekt
- Zeiteinträge: Nicht abgerechnete Stunden auswählen
- Materialkosten: Nicht abgerechnete Materialien auswählen
- Prüfen Sie die Vorschau
- Klicken Sie auf Rechnung erstellen
Rechnungsdetails
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Rechnungsnummer | Automatisch generiert (Präfix + fortlaufend) |
| Rechnungsdatum | Datum der Rechnungstellung |
| Fälligkeitsdatum | Berechnet aus Zahlungsfrist (Einstellungen) |
| Betrag | Summe aller Positionen |
| Notizen | Zusätzliche Hinweise auf der Rechnung |
Rechnungsstatus
| Status | Bedeutung | Nächste Aktion |
|---|---|---|
| draft | Entwurf | Bearbeiten oder senden |
| scheduled | Geplant für Versand | Warten auf Sendetermin |
| sent | An Kunde gesendet | Warten auf Zahlung |
| paid | Bezahlt | Abgeschlossen |
| overdue | Überfällig | Mahnung senden |
Status ändern
- Öffnen Sie die Rechnung
- Klicken Sie auf die Status-Aktion (z.B. "Als bezahlt markieren")
Schweizer QR-Rechnung
Slonge Billing generiert automatisch den Schweizer QR-Zahlungsteil:
Voraussetzungen
In Einstellungen muss konfiguriert sein:
- IBAN oder QR-IBAN: Ihre Bankverbindung
- Firmenadresse: Vollständige Adresse
Referenztypen
| Typ | Beschreibung |
|---|---|
| NON | Keine Referenz |
| QRR | QR-Referenz (mit QR-IBAN) |
| SCOR | Creditor Reference (mit Standard-IBAN) |
QR-Code
Der QR-Code enthält:
- Empfängerdaten (Ihre Firma)
- Betrag und Währung
- Referenznummer
- Zahlungsempfänger
PDF-Export
Einzelne Rechnung
- Öffnen Sie die Rechnung
- Klicken Sie auf PDF herunterladen
PDF-Inhalt
Das PDF enthält:
- Kopfzeile mit Logo und Firmendaten
- Kundenadresse
- Rechnungsdetails
- Positionsliste (Zeit + Material)
- Gesamtbetrag inkl. MwSt
- QR-Zahlungsteil (unten)
E-Mail-Versand
Rechnung senden
- Öffnen Sie die Rechnung (Status: draft oder scheduled)
- Klicken Sie auf Per E-Mail senden
- Prüfen Sie die Empfänger-E-Mail
- Klicken Sie auf Senden
Die Rechnung wird als PDF-Anhang versendet.
Voraussetzungen
- Kunde hat eine E-Mail-Adresse
- E-Mail-Einstellungen sind konfiguriert (Systemebene)
Rechnungsplanung
Automatische Abrechnung
Planen Sie regelmässige Rechnungen:
- Erstellen Sie die Rechnung als Entwurf
- Klicken Sie auf Planen
- Wählen Sie das Versanddatum
- Die Rechnung wird automatisch gesendet
Abrechnungsrhythmus (Einstellungen)
In den Einstellungen können Sie festlegen:
- Monatsende: Rechnungen am Monatsende
- Zweiwöchentlich: Alle 14 Tage
- Wöchentlich: Jede Woche
- Benutzerdefiniert: Eigener Rhythmus
Verwandte Funktionen
- Projekte – Zeiteinträge und Materialkosten
- Buchhaltung – Rechnungen verbuchen
- Einstellungen – Rechnungsoptionen
Häufige Fragen
Kann ich eine gesendete Rechnung stornieren?
Ändern Sie den Status auf "draft" und erstellen Sie eine neue Version oder Stornorechnung.
Wie ändere ich das Rechnungspräfix?
Unter Einstellungen > Rechnungsoptionen können Sie das Präfix anpassen.
Warum fehlt der QR-Code?
Prüfen Sie, ob IBAN und Firmenadresse in den Einstellungen vollständig sind.
Kann ich Rechnungen in anderen Währungen erstellen?
Ja, die Währung wird vom Projekt übernommen. Unterstützt: CHF, EUR, USD.
Wie sende ich eine Mahnung?
Ändern Sie den Status auf "overdue" und senden Sie die Rechnung erneut per E-Mail.